Archiviazione dei Fascicoli sui Pazienti

Tramite i presenti consigli si intendono spiegare le implicazioni della schedatura dei dati sui pazienti, incentrandosi in particolare sull’archiviazione elettronica.
  • Fondamenti legali

I fondamenti legali per l'archiviazione dei fascicoli sui pazienti sono di solito specificati in una norma di regolamentazione nazionale delle prassi comportamentali dei medici. Tuttavia, è importante reperire ulteriori informazioni sulle normative applicabili, ossia le specifiche sulla tutela dei dati e sui rapporti commerciali in generale, così come i regolamenti riguardanti la medicina del lavoro e le radiografie ai raggi X.

  • Di solito non esistono linee guida inerenti i metodi di archiviazione

Spesso non esistono regolamenti in merito al modo in cui andrebbero archiviati i dati sui pazienti presso un ambulatorio o un ospedale. Tuttavia, quando si utilizzano sia supporti cartacei che archivi elettronici, è di fondamentale importanza avere una profonda comprensione delle specificità di entrambi i metodi ai fini dell'archiviazione. Ne è parte, ad esempio, il fatto di accertarsi che le registrazioni elettroniche rimangano leggibili tramite programmi informatici per i successivi 10 anni.

  • Creazione di archivi parziali in caso di dubbi

Nell'intento di definire un modello di archiviazione personale, all'interno dell'ambulatorio, è raccomandabile valutare se possa risultare utile, per l'uso quotidiano, mantenere separati i fascicoli sui pazienti, come le cartelle cliniche, la documentazione tramite immagini e gli incartamenti per la fatturazione, considerato il fatto che di norma è noto il rispettivo periodo di conservazione obbligatoria della documentazione.

  • Che cosa va archiviato?

Il periodo minimo di conservazione della documentazione, pari a 10 anni, è incentrato sui fascicoli contenenti i dati relativi alle cure mediche. È importante ricordare che i fascicoli di stampo amministrativo possono essere smaltiti con notevole anticipo, ossia non molto tempo dopo la fatturazione.

  • Modelli di organizzazione degli archivi

Per ridurre l'impegno a livello amministrativo nell'ambito dell'ambulatorio, è raccomandabile instaurare un'organizzazione uniformata degli archivi, impartendo istruzioni al personale su come mantenere aggiornati gli archivi nel modo più efficiente.

  • Semplificarsi la vita etichettando tutto

In base alle informazioni inerenti l'obbligo di conservare la documentazione, andrebbe preso in considerazione un sistema in grado di facilitare lo smaltimento dei fascicoli obsoleti. Ad esempio, si potrebbero applicare etichette sui fascicoli cartacei, indicanti l'anno in cui il paziente è stato visitato per l'ultima volta.

  • La mera memorizzazione non è sufficiente

L'archiviazione elettronica richiede requisiti specifici in merito alla memorizzazione dei dati. Andrebbe preso in considerazione un modello di accesso all'archivio dell'ambulatorio in grado di mantenere traccia di ogni singolo accesso individuale. È altrettanto importante accertarsi che le informazioni risultino ancora leggibili dopo 10 anni. Meglio rivolgersi al produttore del software per chiedere informazioni sulla giusta metodologia di archiviazione.

  • Invecchiamento degli archivi

Non sono solo gli incartamenti ad ingiallire. Supporti per dati come CD e DVD hanno anch'essi una durata limitata. Per l'archiviazione, andrebbero utilizzati supporti per dati di qualità elevata, reperibili presso negozi specializzati. È fondamentale ottenere informazioni in merito alla durata di tali prodotti.

  • La firma digitale è obbligatoria?

Esistono enormi differenze, a livello internazionale, per quanto riguarda le firme elettroniche nei file dei pazienti, che sono inoltre un notevole costo aggiuntivo. È necessario rivolgersi, per una consulenza in merito, alla rispettiva associazione professionale o al produttore del software dell'ambulatorio.

Consiglio per utenti esperti

  • Evitare automatismi nella classificazione

La scrematura della documentazione, successiva alla conclusione del periodo obbligatorio di conservazione, non dovrebbe limitarsi semplicemente a diventare una delle mansioni del personale di supporto. Una causa legale in corso, ad esempio, potrebbe essere un buon motivo per cui un fascicolo non possa essere smaltito. Di norma, il medico è tenuto a mettere a disposizione la documentazione conservata presso i propri archivi.

Descrizione:

La definizione "fascicoli sui pazienti" ha un significato relativamente vasto. I diversi tipi di documentazione devono essere conservati separatamente presso l'ambulatorio, in quanto i regolamenti nazionali di solito specificano differenti periodi obbligatori di conservazione della documentazione, a seconda della tipologia.

Documentazione sanitaria

  • Comprende esiti di analisi, accertamenti, referti medici e diagnosi.
  • Di norma, la documentazione sanitaria deve essere conservata per un periodo di almeno 10 anni.

Documentazione tramite immagini

  • Le immagini possono essere state ottenute tramite varie modalità diverse, comprendenti ecografie, endoscopie, radiografie ai raggi X e tomografie computerizzate.
  • La maggior parte dei paesi sono provvisti di regolamenti specifici inerenti i raggi X, che possono implicare un periodo più lungo di conservazione obbligatoria della documentazione. Le radiografie ai raggi X possono doversi conservare addirittura per 30 anni, oppure possono far parte del fascicolo sul paziente.

Dati amministrativi

  • Di solito, ai dati per la fatturazione è applicabile un periodo più breve di conservazione obbligatoria della documentazione.
  • È necessario reperire le informazioni sui regolamenti nazionali per poi applicarle al sistema di fatturazione.

Fonte: UNIVADIS  newletter   del 22/07/2010

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